Beneficios de la Arquitectura de la Información 

La Arquitectura de la Información brinda ciertos beneficios que la institución debe tomar en cuenta, pues en algunos casos representan pérdidas y ganancias millonarias. Un ejemplo interesante es el del caso Boo.com. La tienda deportiva Boo trató de lanzar un sitio Web, utilizando la tecnología de punta, con imágenes en tres dimensiones y tienda electrónica, el cual era visualmente espectacular. Nadie podía competir con el impresionante diseño gráfico que demandó muchas horas de trabajo. Pero a pesar de las ingentes cantidades de dinero invertido en su implementación y las crecientes campañas de publicidad que crearon expectativas, el sitio Web fracasó estrepitosamente. ¿Qué estaba mal sino se había escatimado en gastos? Las razones fueron muy sencillas. “La mayoría de los actuales sitios web comerciales están diseñados para impactar al navegante, mostrar las habilidades del diseñador o hacer una pobre publicidad de las empresas promotoras. Los resultados habituales son lentitud en la descarga de imágenes, des organización de la información, distracciones centellantes y coloristas, diseños efectistas, ilegilibilidad de los textos y navegación al azar, sin dirección a lo que se busca el usuario5 ”. En resumen, el sitio fracasó por que no hubo una verdadera planificación de la arquitectura de la información del sitio Web. Los usuarios se aburrían al tratar de ingresar a cierta sección, además de la confusión de ir navegando a la deriva sin encontrar un patrón común ni puntos de referencia.

Etapa de Estructuración y Organización.-

Dentro de esta etapa, a través de reuniones de trabajo y pequeños focus group, se debe llegar a acuerdos por consenso, en la cual la organización de la estructura sea aprobada por todos los participantes. Sin embargo, se debe direccionar las iniciativas o propuestas de sus integrantes, tomando en cuenta la óptica del usuario o visitante. La estructura se debe reflejar en esquemas gráficos que puedan ser discutidos, además de otras formas como la segmentación de espacios, la distribución de menús.

Esquema Jerárquico.-
Este esquema es el más utilizado, el cual presenta la forma de un árbol invertido, en la cual se representa en forma visual las relaciones entre los contenidos, los cuales pueden ser jerárquicos, asociativos o equivalentes. En este esquema, en forma adicional, se puede anotar los vínculos que pueden contener. Este procedimiento se aplica a grandes cantidades de contenido que se tiene que distribuir en secciones internas.

Esquema de Segmentación de Espacios.-
Este esquema representa la organización de la información en forma espacial, en la cual se muestra qué información se podrá visualizar en determinado espacio. Este esquema es importante en la determinación de contenidos dinámicos, en la cual la programación se hace en forma modular. Además permite realizar la planificación de la navegación, junto con la colocación de barras y menús.

Esquema de Boceto.-
 En muchos casos se requerirá de contar con un boceto o diseño, pues no necesariamente puede ser didáctico para las personas que tienen que ponerse de acuerdo con la distribución de las secciones. En estos casos se realiza un boceto, en la cual se aproxime a lo que se desea obtener. Los sistemas de navegación, desde el aspecto visual, están muy relacionado con las propuestas de diseño gráfico.

Modelamiento de Bases de Datos.-
Al tener grandes cantidades de información, se requiere implementar un sistema de bases de datos que permitan optimizar el mantenimiento de los datos, además de separar el diseño gráfico de los datos. En caso que queramos cambiar el tipo de letra de los titulares, será más fácil hacerlo a través de las plantillas o interfaces. Se debe tomar en cuenta los sistemas de búsqueda, y reservar algún campo para los descritptores o temas, realizando la documentación pertinente para proceder correctamente a través de un lenguaje controlado que estandarice el rotulado, como los procesos de recuperación de información. Sobre el modelamiento de bases de datos, existen herramientas visuales que permiten realizar este procedimiento de forma gráfica. Se puede utilizar desde programas de creación de diagramas de flujos o software de modelamiento como es el Erwin, entre otros de similares características. Es importante establecer relaciones entre los campos, y organizar todo un sistema de información tomando en cuenta la unicidad de los datos, para evitar la redundancia de información.


Etapa de Diseño de la Arquitectura.-

La Arquitectura de la Información es el fundamento para el diseño de un sitio Web. Esto se expresa en la documentación del sitio en la cual están los aspectos de su construcción, la estructura, la organización, la función, la navegación y hasta el diseño visual. En la etapa de diseño se podrá tener una visión general del sitio Web, imprescindible para su posterior implementación. Por lo general, los pasos iniciales se registran como antecedentes de su construcción.

Definir la misión del sitio.-
El primer paso es definir la misión del sitio. En muchos casos, no se conoce el propósito de un sitio Web. Sin el conocimiento de lo que queremos tener, será muy pobre lo que logremos alcanzar. Por eso se debe establecer claramente, bien documentada la idea de lo que se quiere hacer, y asegurando la participación de todas las áreas. El consenso del grupo depende el éxito y fracaso del proyecto. Los procedimientos formales se realizan a través de las reuniones o agendas programadas, con la firma de actas y acuerdos. En otras ocasiones se requiere de procedimientos informales. Algunas preguntas a formularse en las reuniones son: ¿Cuál es la misión o propósito de la organización? ¿Cuáles son las metas y objetivos a corto y mediano plazo del sitio Web? ¿Qué puedo ofrecer a mis clientes que los atraiga a mi sitio Web? ¿Qué deseo obtener con ello? Después de haber recopilado respuestas, se debe proceder a filtrar la información y discutir sobre las diferentes propuestas.

○ Definir el contexto.-

- Determinación de la audiencia.-

El segundo paso importante es la definición de la audiencia a quien va dirigido el sitio Web. En muchos casos, no necesariamente puede estar dirigida a una única audiencia, sino puede estar clasificadas en categorías o segmentadas según necesidades particulares. En el caso de una hipotética tienda de ventas de automóviles, la audiencia podría ser los compradores, vendedores o distribuidores. En una biblioteca, la audiencia podría ser los alumnos, investigadores o público general.

- Determinación de los escenarios.-

Un uso aconsejable es crear escenarios hipotéticos, en la cual se describe la utilidad del sitio en la visita del usuario. Este puede ser un procedimiento creativo para visualizar la funcionalidad del sistema. Por ejemplo, que puede realizar un usuario determinado dentro del sitio, como ver su correo electrónico, encontrar información importante o acceder a ciertos servicios.

- Análisis del contexto o realidad.-

Durante esta etapa se debe recopilar información diversa para entender el contexto. En algunos casos se requerirá realizar el análisis de la competencia, empezando con las empresas e instituciones del mismo rubro o especialización, tanto en el análisis del contenido como la organización de la información. En muchos casos, se requerirá de estudios más técnicos en el uso de tecnología y programación, como el análisis de la infraestructura general. Además es importante conocer la situación actual de la situación, en cuanto personal disponible, capacitación y entrenamiento, necesidades de información, información que produce actualmente, métodos de trabajo, cultura organizacional y todos aquellos temas que puedan influir en el diseño de la arquitectura de la información.


¿Por qué utilizar la Arquitectura de la Información? La Arquitectura de la Información brinda muchos beneficios al ubicar rápidamente la información, encontrar con el menor esfuerzo, establecer relaciones o enlaces, además de reducir costos de mantenimiento y procesos de re-ingeniería. Para una empresa es importante que sus clientes encuentren la información, y que esta información conduzca al usuario a tomar una decisión. Cada institución debe evaluar los costos que pueden implicar.

El costo en la búsqueda de Información.-

Existe un costo al encontrar la información. Si se dedica más tiempo en hallar un documento, esos minutos de demora se pueden reflejar en un costo de horas/hombres, que la empresa gasta por una falta de planificación. Además en el caso que un cliente no halle información, podría representar la perdida de alguna venta o transacción.

El costo de construcción y mantenimiento.-

Existe un costo para diseñar y construir un sitio web, y en caso de cambios, se invierte dinero y tiempo para re-diseñarlo cuando no soporta escalabilidad ni accesibilidad. Similarmente existe un costo de mantenimiento del sitio Web, el cual sin una estructura clara, puede convertirse en una tarea engorrosa y fatigante.

El costo en educación y capacitación.-

Existe un costo en el valor de la educación de los clientes, los cuales pueden tener familiaridad con el sistema de navegación y las herramientas de búsqueda, y el re-diseño de una nueva interface puede representar un retraso en la curva de aprendizaje de los usuarios. En las intranets, un sistema complicado y poco claro, puede representar retraso en las tareas de capacitación y errores de percepción y fallas en los procedimientos. Los beneficios se reflejan en la facilidad de integración de los sistemas, datos e información; en procesos documentados y datos en un repositorio central; en el apoyo en el control de los datos, la gestión de la información y funciones de inventario de datos; en la comprensión del negocio y la generalización de un vocabulario estandarizado y en la identificación de la redundancia de datos y duplicación de procesos

VÍDEO SOBRE ARQUITECTURA

INFOGRAFÍA

Infografia en easel.ly
Arquitectura de Sistema 
Imagen de Arquitectura